са вашите повторения вземане на всяко от тези грешки в отговорите на потребителите имейл

са вашите повторения вземане на всяко от тези грешки в отговорите на потребителите имейл?

Приблизително 11 млрд., които се предават ежедневни света. Ако вашият Customer Service служба получи 100 писма на ден и всеки един отнема средно 10 минути, за да се справят, това е повече от два пълни работни дни, участващи в просто реагира на приятел нахлувайки само за един ден! Ако това е вашата ситуация, вашите служители вероятно са претоварени и клиентите са недоволни, защото те изпитват неприемливи закъснения отговор.

E-Обслужване на клиенти се очаква да направят живота ни по-лесен, а не по-трудно. Когато E Customer Service се борави правилно това, предлага много предимства, включително по-голяма удовлетвореност на клиентите и задържане, увеличаване на производителността и намаляване на разходите за операции. Преместването рутинни взаимодействия онлайн спестява Cisco Systems почти 270000000 $ годишно-с повишена удовлетвореност на клиента. Тази седмица съм споделя с вас 4 от най-често срещаните скъпи и отнемащи време грешки компании принуждават техните повторения на обслужване на клиенти да направят при работа с електронна поща на потребителите отговор – и аз предлагам твърди решения за всяка грешка.

1. отговори на прости искания и рутинни въпроси, когато трябва да се използва автоматичен отговор
Много от нас губи много време в отговор на запитвания, които няма да ни разтоварят нов бизнес или дори да засили отношенията с настоящите клиенти, когато същите тези заявки могат да се задават автоматично. А просто, но често се пренебрегва решение е да използвате Auto отговорили.
Auto отговорили ви позволи да изпратите незабавно, предварително писмен отговор на всеки, изпращане на електронна поща до определено адрес. Например, някой изпратите имейл на product44info@company.com може да получава автоматично незабавна Отговорете с конкретна информация за продукта за Продукт # 44, включително връзка към сваляне употреба продукт за Продукт # 44, и никой жив човек трябва да чете или отговори на съобщението, освен ако автомобил отговор не изцяло да отговори на въпроса на клиента. За да използвате Auto отговорили, просто ще трябва да настроите на предварително написани съобщения и ги прилага към определени имейл адреси. (Вашият ИТ отдел може да ви помогне с това).

2. пишете рутинни съобщения отново и отново, когато можете да спестите чести съобщения Отговор В проекта на папки
Често, специалисти обслужване на клиенти казват едно и също нещо отново и отново, до няколко клиенти по електронна поща. Можете да въведете отговора едно време и да го запишете като “проект” и след това се върна и да копирате параграф или изречение и паста в имейл клиента. Този проект може да бъде записан в папка на мрежата на компанията или всеки представител за обслужване на клиенти може да има копие записват в електронния си мениджър. Ето как става това. Ако често се налага да въведете нещо подобно на:

“Ние ценим изслушване за вашия опит, но не можем да ви компенсираме по този въпрос, защото не е спазил инструкциите за продукта.”
Вие ще спести точно тази фраза в проект на папка и след това да копирате и поставяте това е необходимо.

3. транспортиране на клиентите документи или да ги обяснява къде да отида на вашия сайт, за да намерите информация, когато можете просто да сложи често исканите документи в Portable Document Format (PDF)
Не губете време и пари корабни документи и брошури или казва на клиентите си къде да намеря документите си на вашия сайт. Запази често заявяваните Документи в папката проекта имейл. По този начин ще може веднага да изпрати клиентите документи, дори и на големи документи, като Ръководства за потребителя или информация за гаранция без скъпи забавяния пощенски и време чрез създаване на PDF (Portable Document Format) документи. Създаване на Adobe ® ви позволява да конвертирате различни документи в PDF файлове, които всеки може да видите, използвайки безплатния Adobe ® Reader ®.

4. не максимизиране технология чрез своя уебсайт на самообслужване център
В отговор на елементарна процедура, не генерират приходи запитвания почти винаги е губене на време на служителите си. Вашите хора трябва да необходим за справяне с контакти, където те имат възможност да се възстанови доверието на потребителите, изграждане на лоялност, или да засилят връзките с клиентите си. Те не трябва да се справят “Можете ли да ми кажете къде е най-близкия XYZ Outlet е да пощенски код 74012?” въпроси.

Какво трябва да направите, е да генерира списък на често задавани въпроси, и постави въпросите и отговорите си на вашия сайт така че клиентите могат да търсят вашата база данни и да намерят собствените си отговори. Това може да спести огромно количество време и пари, защото клиентите могат да си служат вместо да извикат своите повторения или изпращане на имейли за помощ. Един от моите клиенти, Vistakon – подразделение на Johnson & Johnson, е най-добрият пример за онлайн обслужване на клиентите съм виждал.

Bottom Line: Автоматичен, колкото евентуално може и винаги да търсят начини да се автоматизират повече от вашите рутинни отговори. Четирима от всеки десет работници не смятат, че имейл ги прави по-продуктивни и това е може би, защото те не са се научили да автоматизирате общите функции. Прилагане на идеите I, представени тук, и вие ще откриете, че електронната поща не само ви прави по-продуктивни, но увеличава удовлетвореността на клиентите и освобождава персонала за повече задачи.